L'Ordre EHA/962/2007 regula la digitalització de factures per l'AEAT
- La digitalització certificada permet prescindir dels originals en paper amb validesa legal davant l'AEAT.
- No qualsevol escàner serveix; cal utilitzar software específic homologat per l'Agència Tributària.
- L'homologació requereix auditories informàtiques independents i plans de gestió de qualitat rigorosos.
- Les empreses residents a Espanya i a la UE poden sol·licitar aquesta homologació per als seus sistemes.
Moltes empreses a l'estat espanyol mantenen encara la costum de rebre factures en format físic i, posteriorment, escanejar-les per integrar-les en els seus sistemes de gestió. Aquest procés, que sembla banal i purament administratiu, amaga un risc fiscal significatiu si no es realitza sota els estàndards legals. La simple conversió d'un document de paper a una imatge digital no garanteix que aquesta última tingui validesa legal davant d'una inspecció de l'Agència Tributària (AEAT).
La diferència entre escanejar i digitalitzar certificadament
El concepte de digitalització certificada de factures va molt més enllà de la creació d'un fitxer PDF o JPG mitjançant un escàner convencional. Es tracta d'un procés tècnic i legal que permet convertir un document en paper en una imatge digital amb validesa jurídica, fet que autoritza l'empresa a prescindir dels originals físics. Aquesta operació està regulada específicament en l'article 7 de l'Ordre EHA/962/2007, que detalla les disposicions sobre la facturació telemàtica i la conservació electrònica.
L'error més comú en la gestió empresarial és confondre una aplicació de gestió de despeses, que permet fotografiar un tiquet, amb un sistema de digitalització certificada. Perquè el procés sigui reconegut per l'administració, és imprescindible que el programari utilitzat hagi estat prèviament homologat per l'AEAT. Sense aquesta homologació, el document digital és només una còpia i l'empresa està obligada a conservar el paper original durant tot el període legal establert.
Què implica realment l'homologació d'un software
L'homologació no és un segell automàtic ni una simple declaració del fabricant. Per obtenir aquest reconeixement, el desenvolupador del software ha de presentar una sol·licitud formal davant el Departament d'Informàtica de l'AEAT, adjuntant una documentació exhaustiva que garanteixi la integritat del procés. Aquest requisit assegura que la imatge digital sigui una representació fidedigna i inalterable del document original.
Entre els documents exigits per l'administració es troben:
Una declaració responsable de compliment de l'ordre, la descripció detallada de les normes tècniques i protocols de seguretat, un pla de gestió de qualitat que inclogui el manteniment dels dispositius i, sobretot, un informe d'una entitat d'auditoria informàtica independent amb solvència tècnica acreditada.
Aquesta intervenció d'un tercer independent és la clau per garantir que el software no només funciona, sinó que compleix amb els estàndards de seguretat i control documental exigits per l'estat. Qualsevol empresa resident a Espanya o a la Unió Europea pot presentar aquesta sol·licitud per validar els seus sistemes interns o els productes que comercialitzen.
Com verificar la validesa del programari utilitzat
Per a un emprenedor o un director financier, la prioritat és saber si l'eina que utilitzen actualment els protegeix davant una possible revisió fiscal. La via més directa per comprovar-ho és consultar els llistats oficials que l'administració publica periòdicament. L'AEAT disposa d'una secció específica on es poden descarregar els softwares homologats per a la digitalització certificada.
És vital no confiar exclusivament en el màrqueting del proveïdor de software. Moltes eines de LegalTech o ERPs afirmen ser compatibles amb la normativa, però només aquelles que apareixen en el registre oficial de l'AEAT permeten l'eliminació legal del paper. Si el software no està en aquesta llista, la digitalització es considera merament informativa i no certificada.
El procés de sol·licitud i els formats estàndard
Aquelles empreses que desenvolupen la seva pròpia tecnologia o que volen certificar un sistema específic han de seguir el procediment administratiu establert. La sol·licitud s'efectua a través de la seu electrònica, on s'especifiquen els formats estàndard d'ús comú per a la digitalització. Aquest rigor en els formats assegura que l'administració pugui accedir i validar la informació sense dependre de propietats tècniques tancades de cada fabricant.
Per obtenir més detalls sobre els tràmits i la normativa vigent, els interessats poden accedir a la fitxa del procediment de l'AEAT, on s'expliquen els passos per contestar requeriments o presentar noves sol·licituds d'homologació. La digitalització certificada no és només una qüestió de conveniència operativa, sinó una estratègia de mitigació de riscos fiscals.
L'impacte en la gestió documental i el cost operatiu
La implementació d'un sistema homologat transforma la estructura de costos d'una empresa. L'eliminació de l'arxiu físic redueix la necessitat d'espai d'emmagatzematge i optimitza els temps de recuperació de la informació. No obstant això, la transició requereix una inversió inicial en software correcte i una revisió dels protocols interns de digitalització.
L'ús de programaris no homologats pot generar una falsa sensació de seguretat. En cas d'una inspecció, si l'empresa ha destruït els originals basant-se en un escaneig simple, podria enfrentar sancions per falta de conservació de documents tributaris. Per aquest motiu, és recomanable revisar les condicions tècniques a través de portals especialitzats en dret i tecnologia, com es pot veure en els anàlisis de Lawyerpress sobre els requisits legals de la digitalització.
Implicacions per a l'ecosistema empresarial a Catalunya i Espanya
Per a les empreses catalanes, especialment en el dinàmic hub tecnològic de Barcelona, aquesta normativa representa una oportunitat per accelerar la transformació digital. L'ecosistema d'empreses i startups de la regió, molt orientat a la digitalització de processos, ha de tenir present que la innovació tecnològica ha d'anar a la paral·lel amb el compliment normatiu estrictament espanyol.
En el context actual, on l'AI Act de la Unió Europea comença a marcar els límits de l'automatització, la digitalització certificada és el primer pas cap a una comptabilitat totalment autònoma i segura. Les empreses que integrateixin sistemes homologats amb eines d'IA per a l'extracció de dades (OCR avançat) tindran un avantatge competitiu en eficiència, però només si la base —la imatge digital— té validesa legal.
El mercat espanyol es troba en una fase de transició cap a la facturació electrònica obligatòria. En aquest escenari, saber gestionar el paper que encara arriba és crítus. Per a les Pimes catalanes, adoptar software homologat no és només una mesura de seguretat davant l'AEAT, sinó una forma de professionalitzar la gestió documental i preparar-se per a un entorn on el paper serà definitivament obsolet.
Preguntes freqüents
Qual és la diferència entre un escàner normal i la digitalització certificada?
Un escàner normal crea una imatge digital, però no permet eliminar el document original en paper. La digitalització certificada, feta amb software homologat per l'AEAT, té validesa legal i permet prescindir del paper.
Com puc saber si el meu software de facturació està homologat?
Cal consultar la llista oficial de softwares homologats publicada a la seu electrònica de l'Agència Tributaria (AEAT).
Quins requisits ha de tenir un software per ser homologat per l'AEAT?
Ha de presentar una declaració responsable, protocols de seguretat, un pla de gestió de qualitat i un informe d'una auditoria informàtica independent.
Les empreses de la Unió Europea poden sol·licitar l'homologació?
Sí, la sol·licitud d'homologació pot ser presentada tant per empreses residents a Espanya com per empreses establertes a la Unió Europea.
Fonts: Lawyerpress, Sede (2) ·
glacom · IA per a despatxos d’advocats: els expedients no surten del despatx →Scrivila qui: Susanna, l assistente AI di glacom, ti risponde via email con un approfondimento gratuito.
Nessuna consulenza personalizzata (finanziaria, legale o medica): solo informazione e fonti. Email usata solo per rispondere.
oppure scrivile su: WhatsApp · Telegram · SimpleX · Delta Chat · Email
